Deadlines einhalten – so klappt’s garantiert

„Wir müssen uns beeilen, wir haben keine Zeit mehr.“

„Das Projekt muss jetzt schnell fertig werden.“

„Jetzt bin ich schneller fertig geworden und habe Zeit gespart.“


Kennen Sie solche und ähnliche Aussagen? Wir fühlen uns ständig unter Zeitdruck, haben das Gefühl, dass uns die Zeit »davonrennt« und dass man Zeit tatsächlich sparen kann. Doch die Zeit ist das einzige Element, das linear weiterläuft. Unabhängig davon, wie schnell oder wie langsam wir arbeiten. Wie schaffen wir es, besser mit unserer Zeit haushalten zu können, ohne den permanenten Druck zu verspüren?

Zeit wird falsch verstanden

Projekte müssen innerhalb eines Zeitrahmens fertiggestellt werden. Das steht außer Frage. Ist es möglich, Zeit zu sparen, indem wir an einer anderen Stelle schneller sind? Nein. Das ist ein Denkfehler. Wenn wir uns schneller bewegen und schneller handeln, sparen wir keine Zeit. Das Problem ist vielmehr, dass wir die Prioritäten falsch setzen.

Wir alle haben gleich viel Zeit. Der Tag hat für jeden von uns 24 Stunden. Es kursiert immer noch dieser Berater-Spruch »Wenn die 24 Stunden nicht reichen, nehme ich die Nacht noch mit dazu«. Wer so etwas sagt, arbeitet in der Tat 24 Stunden durch. Doch das sollte nicht das Ziel sein. Setzen Sie stattdessen die Prioritäten richtig. Fokussieren Sie sich auf das, was jetzt wirklich wichtig ist und was als Nächstes angegangen werden muss. Und wenn Sie diese Thematik nicht mit zu vielen Menschen diskutieren, haben Sie auch die Möglichkeit, eine schnelle Entscheidung zu treffen bzw. eine schnelle Umsetzung zu realisieren.

So läuft’s oft in der Praxis

Eine gesetzte Deadline in Projekten muss eingehalten werden. Zumindest sollte diese »angekratzt« werden. Nehmen wir als Beispiel einen Auftrag, für den etwas programmiert werden muss. Der Business Analyst weiß, dass die Umsetzung vermutlich zwei Tage dauert. Der Entwickler – als Erstes in der Prozesskette – schlägt noch einen Sicherheitsaufschlag auf von 50 bis 100 Prozent. Der Projektmanager macht das Gleiche. Schon hat man für ein Projekt, welches zwei Tage dauern sollte, fünf Tage im Projektplan geschätzt. Geht das Projekt nun beim Entwickler los, sieht dieser auf den Unterlagen die veranschlagte Zeit von fünf Tagen. Nun passiert Folgendes: Er beginnt erfahrungsgemäß nicht direkt damit, sondern lässt das Projekt erst mal liegen. Bei der Timeline bedeutet das für ihn keinen Zeitdruck.

Eine Frage der Priorität

Ich habe es tatsächlich mehr als einmal erlebt, dass die Entwicklung nicht am ersten Tag beginnt, sondern am vierten. Dann wird es für den Entwickler natürlich schon eng. Sollte dann aus irgendeinem Grund der Auftrag nicht innerhalb der vorgegebenen Zeit fertig werden, gibt es jede Menge Ausreden, doch noch einen sechsten Tag dafür zu brauchen. Und schon läuft das Projekt aus dem Zeitrahmen. Die Frage ist nun: Welche Prioritäten sind wichtiger, als dieses eine Element umzusetzen? Irgendetwas muss in den vier Tagen zuvor passiert sein, was dort nicht hingehörte. Wenn die Priorität auf dieser einen Aufgabe liegt, dann hätte auch diese Aufgabe Priorität sein können. Was spricht eigentlich dagegen, das Projekt schon früher als geplant fertig zu haben? Absolut nichts!

Ziel sollte sein: schnelle Umsetzung

Von allen Teilnehmern in einem Projekt sollte man das Commitment bekommen, die Aufgabe so schnell wie möglich umsetzen zu wollen. Auch wenn eine Deadline gesetzt wurde, sollte es mein Ziel sein, in jedem Projekt schneller fertig zu sein. In den meisten Projekten klappt das tatsächlich. Was spricht dagegen, ein Projekt früher fertig zu haben? Wieso muss ich ein Projekt, was beispielsweise auf ein Jahr geplant ist, auch auf ein Jahr ausweiten? Das liegt häufig daran, dass entsprechend geplant wird.

Das Argument »Wir haben keine Zeit« gilt also nicht. Zeit ist letztendlich gar nicht der einengende Faktor, der entscheidet, ob etwas fertig wird oder nicht. Es sind die Prioritäten!

Prioritäten setzen statt Zeit

Wir dürfen uns also nicht die Zeit setzen und uns dann darüber beschweren, dass etwas nicht fertig wurde, sondern wir müssen die Prioritäten richtig setzen. Wenn ich die Prioritäten richtig setze, dann ist die Zeit nur noch das Medium innerhalb dessen diese Prioritäten erledigt werden. Wenn ich genau weiß, was in welcher Reihenfolge zu tun ist und was jetzt gerade aktuell am wichtigsten ist, dann habe ich eine gute Chance, dass ich innerhalb der vorgegebenen Zeit fertig werde.

Etwas anders sieht das beispielsweise bei regulatorischen Anforderungen aus, wo der Gesetzgeber sagt, was bis wann fertig zu sein hat und bei Nichteinhaltung Sanktionen drohen. Dann ist Zeit natürlich ein großer Faktor, der mit reinspielt. Aber gerade in solchen Fällen werden Prioritäten gesetzt.

Statt also beim nächsten Mal die Zeiten zu setzen und zu hoffen, dass der Puffer groß genug ist, setzen Sie doch lieber die Prioritäten richtig. Und fokussieren damit ganz klar die Teile des Projekts, die wichtig sind und als Erstes und Nächstes erledigt werden müssen. Und wenn Sie dann schneller fertig sind als ursprünglich geplant, klopfen Sie sich selbst auf die Schulter und feiern Sie Ihre Mitarbeiter.