André Daus

Ratgeber

Die Unternehmenswelt steckt voller Probleme. Daher eine Frage an Sie: Stellen Sie sich vor, eine gute Fee kommt vorbei und sagt Ihnen, dass Sie für Ihr Unternehmen nun drei Wünsche frei haben. Welche wären das?

  • Wir wollen die richtigen Mitarbeiter finden ...
  • Wir wollen attraktiver werden ...
  • Wir schaffen die Arbeit nicht mehr, wollen aber wachsen ...

Hinter jedem Problem steckt meist mehr. Und das bereitet Bauchschmerzen. Fakt ist: Es muss etwas geändert werden und Sie wollen jetzt wissen, wie. Als Ratgeber bringe ich meine langjährige Erfahrung mit ins Spiel, die Ihnen wiederum hilft, die nächsten Schritte zu erkennen und zu gehen. Denn hinter allem, was ich Ihnen als Ratgeber mitgeben werde steht eins: Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. 

Lösungswege

  • Consulting für die Unternehmensführung
  • Workshops & Seminare mit den Mitarbeitern

Ausgangslage
Ein mittelständisches IT-Systemhaus arbeitet für Kunden aus der Finanzindustrie. Die IT-Experten unterstützen in laufenden Projekten der Kunden bei Software- und Hardware-Fragen und entwickeln auch individuelle Schnittstellen. Bei den Projektbesprechungen bemerken die Projektleiter, dass IT-Spezialisten und Fachbereichsexperten nicht die gleiche Sprache sprechen und eine Umsetzung mit viel Zeit und Energie immer wieder angepasst werden muss, bis es den Erwartungen des Kunden entspricht. Projektzeitpläne und Wiederbeauftragungen sind gefährdet.

Ziele

  • Verbesserung der Zusammenarbeit durch bessere Kommunikation
  • Reduzierung der Projektphasen durch schnellere Umsetzung der Anforderungen
  • Steigerung der Kompetenz im Austausch mit dem Kunden

Das haben wir gemacht

  • Aufnahme und Analyse der bestehenden Projekte und daraus resultierender Fragen.
  • Abstimmung mit dem Management über Inhalte und Zeitraum einer Workshopreihe
  • Definition der Inhalte und Durchführung von Workshops auf die individuellen Fragen der IT-Spezialisten
  • Berücksichtigung von aktuellen Fragestellungen aus den individuellen Projekten 
  • Einrichtung einer speziellen Hotline, um auch Fragen zwischen den Workshops kurzfristig klären zu können

Ergebnis
Durch die Workshops wurde ein verbessertes Verständnis der Fachbereichsprobleme geschaffen. Anfragen und Probleme konnten so zwischen IT und Fachbereich auf Augenhöhe diskutiert werden. Die Zufriedenheit wurde dadurch sowohl auf Kundenseite als auch auf Seite der eigenen Mitarbeiter erhöht, da jetzt besser gemeinsam an Aufgaben gearbeitet wurde. Statt einer Auftraggeber-Auftragnehmer-Beziehung entstand ein Teamgefühl, was sich letztlich auch in weiteren Beauftragungen niederschlug und somit zum Ergebnis des Unternehmens beitrug. 

Erfolgsfaktoren

  • Klare Analyse des Problems der Kommunikation und eindeutiges Commitment der Geschäftsführung
  • Definition der notwendigen Grundlagenkenntnisse, um mit der Fachbereichsseite kommunizieren zu können 
  • Berücksichtigung der individuellen Anforderungen einzelner Mitarbeiter, um einen konsistenten Kenntnislevel zu erreichen 

Ausgangslage
Ein mittelständisches Unternehmen bemerkt einen Rückgang der Effizienz durch zu lange Prozesse. Anfragen von Kunden und externen Partnern können nur verspätet beantwortet werden. Verluste von Aufträgen können auf die träge Beantwortung zurückgeführt werden.

Ziele

  • Informationen sollen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen 
  • Dokumente sollen zentral abgelegt werden, um unnötiges Suchen an mehreren Standorten zu vermeiden
  • Idealerweise sollen Dokumente aller Art zu den jeweiligen Kunden/Partnern abgelegt werden, um alle notwendigen Daten direkt zur Verfügung zu haben

Das haben wir gemacht

  • Aufnahme und Analyse der bestehenden Prozesse in Zusammenarbeit der Mitarbeiter
  • Beurteilung der eingesetzten Software und Akzeptanz der Mitarbeiter
  • Workshop mit den Mitarbeitern zum offenen Austausch von Ideen zur Steigerung der Akzeptanz der neu einzuführenden Prozesse und Vorgehensweisen
  • Reduzierung von nicht genutzten Anwendungen und Regeln
  • Gestaltung von neuen Prozessen, die weitestgehend aus den Ideen der eigenen Mitarbeiter stammten sowie Begleitung und Unterstützung bei offenen Fragestellungen

Ergebnis
Die Antwortzeiten konnten von mehreren Tagen auf wenige Stunden reduziert werden. Mitarbeiter können jederzeit und mobil auf alle Daten zugreifen. Dokumente werden ausschließlich digital bearbeitet und Verträge digital signiert. Durch die Eliminierung redundanter Software konnte eine Kostenersparnis von 30% erzielt werden. Nebenher stehen die Mitarbeiter hinter den Prozessen, da sie diese selbst mitgestalten konnten und bei Bedarf auch jederzeit anpassen können. Starre Regeln wurden abgeschafft und durch flexible Gestaltungsmöglichkeiten ersetzt.

Erfolgsfaktoren

  • Konkrete Identifikation der Mitarbeiter mit der eigenen Arbeit, da sie diese nun selbst mitgestalten können
  • Einbindung der betroffenen Mitarbeiter zu einem sehr frühen Zeitpunkt (sie waren Teil der Lösungsfindung, statt nur des Ergebnisses)
  • Wertschätzung durch echte Verantwortungsüberlassung an Mitarbeiter
  • Konsequente Umsetzung der digitalen Dokumentenkette
  • Begleitung auch nach der Einführung, um zusätzliche Sicherheit zu gewährleisten